Experternas tips för att optimera verksamheten

Från vänster i bild ser vi informationsexperterna Henric Åsengård och Olle Skogh som tillhör Information Governance team på Atkins Sverige. Foto: Atkins Sverige

Idag finns det mesta i informationsväg bara en googling bort. Vi kan prata med läkaren i mobilen och deklarera på fisketuren. Det mesta finns tillgängligt snabbt och enkelt och självklart ska vårt arbetsliv vara lika smidigt.

Henric Åsengård och Olle Skogh har arbetat som informationsexperter i över 25 år i flera olika branscher och har sett vilka vinster bra informationshantering ger både företagen och medarbetarna. I deras arbete på Atkins, hjälper de kunder inom Rolling Stock att få ordning och ta kontroll över sin information. 

- Strukturerad information i digitalt format gör att vi kan hitta information vi kan lita på direkt ute i fält, säger Henric. Det handlar inte bara om informationen i sig, utan också om hur vi arbetar med den, var den finns och hur den uppdateras.

Ta kontroll och minska informationsriskerna

5 tips för bättre informationskontroll

1. Ta reda på vilken information ni har och behöver, både på kort och lång sikt.

2. Kräv att leverantörer levererar all information ni behöver för era tillgångar över tid.

3. Skriv in krav på detta i era avtal.

4. Lägg in er information i ett system där den är strukturerad och sökbar. 

5. Ta hjälp av experter om ni saknar erfarenhet, det lönar sig i längden.

Det finns risker med att sakna bra informationsstruktur; att informationen tappas bort och saknas när den behövs, att den inte är uppdaterad eller att informationen bara finns hos en leverantör. Viktiga beslut riskerar att fattas på felaktiga grunder som i sin tur kan medföra att åtgärder utförs på fel sätt. Dessutom lägger vi många timmar på att leta och hantera information idag, vilket är både ineffektivt och frustrerande.

- Med bra system och rätt struktur blir det enklare att samarbeta, säkerställa att rätt personer har åtkomst och att se till att informationen är uppdaterad, menar Olle. Det handlar också om att ta kontroll över sina tillgångar - och information bör ses som en affärstillgång! Vi vill att våra kunder skall kunna känna att de äger, och känna ansvar för den information som de arbetar med.

Oväntade vinster att vänta

Henric och Olle menar att det är viktigt att se på hela verksamheten då det alltid kommer fram oväntade effekter, både i utmaningar och synergieffekter.

De mest uppenbara fördelarna är bättre processer och ökad effektivitet, som till exempel att kunna säkerställa rätt underhåll i rätt tid och därmed sänka kostnader och få tillgångar att hålla längre.

Men det finns mer att hämta.

De största vinsterna skapas i nära samarbete med kunderna och genom att sätta en heltäckande tänk för information som är relevant och fungerar i praktiken för de som jobbar med informationen. Då behöver man se på allt; flöden, processer, ansvar, förvaltning med mer. I första hand handlar det om att gräva där man står, men över tid kan nya möjligheter och potentiella samarbeten identifieras.

- Ett exempel inom just Rolling Stock är passagerardata som kommer från tågen, säger Olle. Om vi vet hur många som personer som trafikerar en viss station varje timme, kan vi räkna fram värdet på en annonsplats där och en ny intäktskälla skapas. Kanske kan det i sin tur gynna cafét tvärs över gatan, det lokala museet och så vidare. Idag levererar fordonen en mängd data som en fordonsägare kan analysera för att hantera, prioritera, sortera och slutligen fatta kvalitetssäkra beslut.

Så här kommer ni igång

  • Börja alltid med att inventera, analysera och sammanställa. Vad har ni för information? Hur ser den ut? Hur ska den användas? Vad saknas?
  • Gör en organisatorisk kartläggning av vem har hand om vad.
  • Se över era behov av system, IT-tjänster och förvaltning.
  • Säkerställ att ni vet hur informationen ska och får användas. Vilka lagar och regler måste följas och hur säkerställer ni detta?

Framtiden är redan på väg

Henric och Olle tror båda att den här moderniseringen av arbetssätt behövs för att framtidssäkra branschen; dels för att hålla den attraktiv för kommande generationer och dels för att se till att den expertis och erfarenhet som finns bevaras och förs vidare. Dessutom kommer ständigt ny teknik och mer information som ska hanteras.
 

- Idag, med den snabba tekniska utveckling vi har kommer allt fler möjligheter komma fram menar Henric. Redan nu finns mycket inspiration att hämta från olika branscher. En sak är iallafall säker, om vi ska stå redo för framtiden är det dags att hoppa på tåget nu!

 

Vill du veta mer?

Om du är nyfiken på vad detta kan innebära för er, kontakta Olle eller Henric direkt!

 

Informationsexperter på Atkins Sverige

Tillhör Information Governance team på Atkins Sverige

http://atkins.se/

 

bild
Henric Åsengård. Fotograf: Camilla Svensk

Henric Åsengård

Mejl: Henric.Asengard@atkinsglobal.com

 

bild
Olle Skogh. Fotograf: Camilla Svensk

Olle Skogh                                                                              

Mejl: Olle.Skogh@atkinsglobal.com