Tyska järnvägsoperatören Deutsche Bahn, DB har upptäckt att det är viktigt att se till att nyanställda som kommer in i arbetsstyrkan är utrustade med tillräcklig kompetens, men att det är minst lika viktigt att de färdigheter och kunskaper som har byggts upp i ett företag behålls när kompetent personal går i pension.
DB räknar med att cirka 55 000 anställda ska gå i pension inom det kommande decenniet, och potentiellt tar med sig värdefull kunskap och expertis som de har utvecklat under sin tid inom företaget.
Mycket av denna processbaserad kunskap kan antecknas ned och lagras, så att nästa generation kan leta och finna instruktionerna och fortsätta göra jobbet för den som har gått i pension.
Men en del av de pensionerade personernas kunskaper har inte bevarats och svåra att hämta in senare steg för steg.
- Man kanske vet hur man cyklar, men försök att skriva ned det hela i detalj så att alla som inte vet hur man gör kan inhämta denna kunskap bara genom att följa nedskrivna instruktioner, reflekterar chefen för DB:s avdelning för Träning, Learning and Consulting, Eva Kratzmeier.
- Det är väldigt svårt, och det är den kunskap vi vill fokusera på, nämligen på de anställdas implicita kunskaper. Denna kunskap är en viktig faktor för produktionen i den moderna arbetsvärlden. Många företag är framgångsrika på grund av deras anställdas specialkompetens och kunskaper. Speciellt i Tyskland skapar vi vinst med hjälp av våra kunskaper och innovationer, säger Kratzmeier.
För att kunna förhindra förlust av viktiga kunskaper effektivare har DB utvecklat ett tvåskiktsprogram för att vidarebefordra expertis från pensionären till efterträdaren. Först analyserar pensionärschefen hur mycket av arbetet baseras på viktiga processer och är dessutom enkelt överförbart, och om antalet andra anställda inom företaget har liknande kunskaper.
- DB kommer att utbilda speciella personer, som använder olika verktyg och metoder för att hjälpa anställda som står inför pensioneringen att förmedla aktuell kunskap om olika koncept och förfaranden.
Om projektledaren beslutar att kunskapen är lätt att överföra och det inte finns någon risk för att företaget blir av med värdefull information, initierar projekledaren sedan en så kallad ”grundläggande modell”, där den avgående kunskapsbäraren tillsammans med efterträdaren går igenom speciella checklistor och andra dokument som har utvecklats av DB, och som beskriver den information och de kunskaper som pensionären har.
Om chefen däremot anser att informationen är på något sätt kritisk eller speciellt viktig för företaget och om det finns få andra anställda med liknande kunskaper som ofta är icke-processbaserade, initierar chefen istället en "expert" -modell.
Detta förfarande leds av chefen och av en facilitator i form av en process där pensionären och efterträdaren samarbetar.
Facilitator är en person som arbetar med att hjälpa en grupp människor att arbeta mot ett gemensamt resultat. Facilitatorn koncentrerar sig på processen och lyssnar på alla inblandade för att ge rum åt de krafter som hjälper gruppen till samma mål.
Facilitatorn fungerar bäst genom att vara neutral gentemot innehållet och utan formell makt. Facilitatorn behöver inte extra expertkunskap i själva sakfrågan och det kan även hjälpa att vara neutral ifall man inte har sakkunskap.
DB kommer att utbilda även handledare för olika verktyg och metoder. Handledaren ska sedan planera och samordna processen för överföring av kunskap med pensionären i form av en workshop med avsikt att ”magasinera” aktuell kunskap om olika koncept och procedurer.
Chefen, som ansvarar för överföring av kunskap inom sitt område, organiserar processen och hjälper till att samla in kunskapen från de anställda som lämnar företaget. I fall det inte finns någon efterträdare, åtar chefen på sig rollen som den som samlar in kunskapen tills den obesatta tjänsten är fylld.
